Soluția se adresează companiilor din domeniul medical care au ca obiect de activitate gestionarea și service-ul aparatelor și echipementelor medicale și poate fi modelată pentru toate cerințele care privesc partea de service/reparații.

Provocări

În timp ce portofoliul de clienți s-a mărit considerabil, gama de produse și articole a crescut în aceeași măsură. Eforturile echipei de a răspunde solicitărilor clienților s-au îngreunat treptat, iar o soluție de digitalizare era absolut necesară.

Solicitările din partea clienților (provenite din diferite medii: telefonic, email, solicitări directe la sediu) erau notate pe hârtie, centralizate în foi de calcul, ceea ce presupune multă muncă fizică și atenție sporită.

• preluarea solicitărilor noi din diferite surse

• crearea de noi contracte/verificarea contractelor existente

• verificarea disponibilității tehnicienilor

• alocarea sarcinilor de lucru echipei tehnice după verificarea manuală a încărcării lor

• comunicare deficitară cu echipele tehnice

• întocmirea manuală a devizului tehnic

Cu ajutorul JobRouter, am implementat o platformă pentru digitalizarea întregului proces, care permite delegarea sarcinilor și responsabilizarea eficientă a întregii echipe.

Aceasta include aplicația mobilă accesată de tehnicienii din teritoriu. Prin intermediul acesteia, tehnicienii sunt informați în timp real despre alocarea unei noi intervenții. Ei primesc toate informațiile utile în ceea ce privește aparatul, piesele lui și datele clientului. De asemenea, prin opțiunea desktop, solicitările sunt introduse în format standard, iar alocarea sarcinilor se face în funcție de disponibilitatea echipelor tehnice.

Din cadrul platformei se pot trimite oferte de preț prin email către diverse entități și comenzi de piese către diverși furnizori.

Rapoartele se generează în timp real, având multiple criterii de filtrare.

Întreg procesul de digitalizare a ajutat la:

• preluarea solicitărilor noi și gestionarea lor într-o singură platformă

• alocarea sarcinilor de lucru în mod automat

• elibererea documentelor necesare (deviz estimativ, ofertă de preț) fără muncă fizică

• vizualizarea pieselor aflate în stoc în timp real

• evidența comenzilor de piese necesare pentru reparații

• notificarea echipelor implicate pentru a fi la curent cu noile sarcini de lucru

• gestionarea solicitărilor de reparație cu evidența detaliilor privind persoana alocată, piesele necesare, timpul de lucru și costul aferent

• rapoarte generate în timp real, cu un singur click