Process Player este o soluție informatică pentru optimizarea proceselor operaționale de achiziţie.

Arxia vă oferă implementarea produsului ProcessPlayer::Achiziţii, special conceput şi
dezvoltat pentru a creşte eficienţa proceselor de achiziţii în cadrul autorităţilor
contractante in concordanta cu legislatia achizitiilor publice.

Ofertă tehnică – Caiet de sarcini

ProcessPlayer::Achiziţii este un sistem informatic online indispensabil
departamentelor de achiziţii publice care implică toate structurile din cadrul autorităţii
contractante în elaborarea şi gestionarea Planului Anual de Achiziţii Publice ca
instrument managerial pe baza căruia se planifică si se gestioneaza procesele de
achiziţie.
Prin intermediul ProcessPlayer Achiziţii se asigură:
● Standardizarea proceselor de achiziţie publică
● Bază de date unică de produse, servicii, lucrări. Fiecare articol poate fi vizualizat
● Generarea de către compartimente a referatelor de necesitate cu acces la baza de
date unica de produse, servicii, lucrări
● Acces în timp real a managementului autorităţii contractante la situaţia referatelor de
necesitate.
● Gestionarea Planului Anual de Achiziţii (PAAP) de către biroul de achiziţii publice, pe
baza referatelor de necesitate generate de compartimente cu alocare de cod CPV
● Gestiunea fiecărei poziţii din PAA din punct de vedere cantitativ şi valoric
● Generare de rapoarte complexe PAA
● Gestionarea surselor de finanţare în concordanţă cu PAA
● Gestinarea achizitiilor de la furnizori, a contractelor, a acordurilor cadru si a
contractelor subsecvente

Soluţia include trei tipuri de utilizatori, cu roluri şi funcţionalităţi specifice, detaliate în
continuare.
1. Utilizatori de tip compartiment.
Aceştia au posibilitatea de a genera Referate de necesitate în sistem, având acces la o
bază de date unică de produse, servicii, lucrări. Această bază de date se încarcă la
configurarea contului de utilizator. Astfel, un produs se va solicita unitar, indiferent de la
ce compartiment vine, având aceeaşi denumire şi unitate de măsură. Interfaţa de
încărcare a referatelor de necesitate este extrem de simplă şi uşor de
utilizat.Compartimentele vor avea acces, deasemenea, la un istoric al stării referatelor
de necesitate generate în sistem. Referatele pot fi oricând listate. Fiecare referat şi
articol conţinut în acesta are un cod unic prin care se urmăreşte evoluţia acestuia în
diferitele etape pe care le parcurge.
Beneficii:
● Referatele de necesitate se întocmesc extrem de simplu de către utilizatori.
● Referatele de necesitate se genereaza si se gestioneaza in format dual
(digital/PDF)
● Se instituie un standard de formă şi conţinut la nivelul instituţiei
● Se asigură consistenţă informaţiei conţinută în referate
● Se poate identifica în orice moment starea în care se află un referat sau articol din
referat, de la solicitarea iniţială până la livrarea efectivă.

2.Utilizatori de tip staff.
Aceştia au posibilitatea de a previzualiza referatele generate în sistem şi de a le aproba.
Procesul de aprobare este extrem de simplu. Acest tip de utilizator este dedicat
managementului instituţiei . Fiecare articol şi cantitate solicitată se poate modifica dacă
este cazul, forma şi conţinutul referatului fiind actualizată şi la nivelul compartimentului.
O dată aprobat, starea referatului se va modifica, acesta primind starea de Aprobat, fapt
evidenţiat şi pe varianta tipărită a documentului. Referatele ajung la biroul de achiziţii
(următorul tip de utilizator) după ce au fost aprobate de toţi utilizatorii de tip staff.
Beneficii:
● Gestionarea extrem de facilă a referatelor de necesitate
● Gestionarea în timp real a bugetelor instituţiei
● Reducerea substanţială a timpilor dedicaţi analizei şi aprobării referatelor de
necesitate de către managementul instituţiei.

3. Utilizatori de tip birou de achiziţii.
Şeful biroului de achiziţii primeşte toate referatele aprobate de staff şi are posibilitatea
de a le distribui biroului de achiziţii. Articolele din referatele aprobate se distribuie
(Încarcă) în PAA pe poziţii existente sau pe poziţii noi. La nivelul PAA, fiecare poziţie
este gestionată din punct de vedere cantitativ şi valoric ( articole din referate încărcate
şi articole comandate). Sistemul 'invata' şi sugerează pentru un articol din baza de date
de produse, servicii, lucrări codul CPV care a fost alocat cel mai des respectivului
articol. Deasemenea prin sistem se pot genera comenzi, cu acces la o bază de date
furnizori. Comenzile se generează extrem de uşor având un cod unic care face legătura
cu codul articolelor din referatele de necesitate.
Beneficii:
● O gestionare completă a informaţiei că stă la baza PAA
● Evidenţa în timp real a situatiei cantitative si valorice raportate la codurile CPV/an
fiscal
● Gestionarea integrată a tuturor proceselor ce ţin de PAA
● Utilizarea PAA ca instrument managerial
● Generarea de raporte complexe legate de PAA ce facilitează activitatea de auditare a
PAA la toate nivelurile.
Modulul de urmarire a achizitiilor de la furnizori si a contractelor asigura:
● Gestionarea achiziţiilor de la furnizori
● Generarea în format digital a comenzilor şi transmiterea acestora către furnizori
● Gestionarea în timp real din punct de vedere cantitativ şi valoric a contractelor,
a acordurilor cadru şi a contractelor subsecvente aflate în derulare.
● Sistem de avertizare cu privire la expirarea acestora
● Sistem de avertizare cu privire la epuizarea valorilor şi cantităţilor ce fac obiectul
acestora
● Sistem de avertizare cu privire la eliberarea garantiilor
Sistemul urmărește să vină în întâmpinarea nevoilor specifice (organizatorice și
logistice) ale beneficiarului, astfel încât nu va induce un efort suplimentar pentru
adaptarea personalului la mecanismele funcționale ale sistemului, ci sistemul va fi cel
care se va adapta la cerințele beneficiarului.