Strategii de intranet durabile

Paginile de intranet ajută organizațiile să își atingă cel mai ridicat potențial prin alinierea obiectivelor de afaceri și a expertizei cu cunoștințele angajaților.

Pentru a acoperi golul de comunicare, organizațiile trebuie să ofere o experiență intranet coerentă și fluidă care poate fi implementată, gestionată și extinsă cu ușurință.

Microsoft vă oferă instrumentele potrivite pentru acest lucru - SharePoint, One Drive, Teams - pentru a construi un intranet durabil care să conțină:

  • O coloană vertebrală de tip web pentru organizația dumneavoastră (site-uri SharePoint)

  • Un set de resurse comune grupate după logica afacerii (biblioteci SharePoint, stocare One Drive)

  • Un canal de comunicare care permite întâlniri și menține activele echipei conectate și sincronizate (Microsoft Teams)

 

I. Provocarea: Paginile de intranet nu își susțin organizațiile și afacerile așa cum au fost intenționate.

Paginile de intranet sunt menite să aducă structură și claritate organizației dumneavoastră. Cu toate acestea, în practică, intranet-urile    s-au dovedit a fi un set de fișiere opace, grupate aleatoriu sau inconsecvent, greu de accesat, greu de întreținut, greu de implementat. Deci, cum putem gestiona un intranet complet de la un capăt la altul pentru organizațiile noastre într-un mod simplu, fără a sacrifica complexitatea?

II. Soluția: gestionați ciclul de viață al intranetului cu un set de instrumente integrat.

O bună tehnologie ne face viața mai ușoară și afacerea noastră mai productivă fără a ne face să trecem printr-un proces de învățare greoi. Suita Microsoft este intuitivă, integrată și inteligentă, oferindu-vă o soluție prealabilă pentru intranetul dvs. durabil.

Intranet-ul dvs. trebuie să fie partenerul dvs. de afaceri de încredere, un factor care să vă permită cel mai înalt potențial de afaceri. Pentru a profita la maximum de intranet, construiți un spațiu dinamic cu instrumentele Microsoft care funcționează împreună organic pentru dvs.

  • Creați o coloană vertebrală de tip web cu site-uri SharePoint.

  • Organizați-vă resursele comune după logica afacerii, scopul, audiența și stocați-le în bibliotecile SharePoint sau OneDrive.

  • Comunicați prin activarea canalelor dedicate și crearea infrastructurii echipei cu Teams.

 

III. Strategiile: Construiți un Intranet modern, scalabil, portabil cu SharePoint.

 

  1. Folosiți o infrastructură care rezistă testului timpului.

SharePoint vă scutește de:

  • Construirea intranetului dvs. de la zero.

  • Cumpărarea și menținerea unui domeniu intranet separat.

  • Acumularea de cunoștințe de expertiză în crearea de site-uri intranet.

  • Angajarea de personal specializat pentru implementarea site-urilor de intranet.

Infrastructura SharePoint este gestionată de Microsoft în mod continuu, deci nu trebuie să vă faceți griji cu privire la timpii de nefuncționare, actualizări, compatibilitate. Dacă lucrați deja cu suita Microsoft 365, aveți deja infrastructura instalată și puteți începe să o utilizați.

2. Creați un intranet care crește pe măsură ce creșteți.

SharePoint permite tuturor utilizatorilor să creeze site-uri care alcătuiesc experiența web a intranetului organizației dvs. Crearea site-ului este un proces de tip self-service:

  • Alegeți un tip de site: comunicare, echipă, centru de documente, wiki de întreprindere, portal de publicare, site-ul web al proiectului.

  • Utilizați șabloanele furnizate și creați site-ul dvs. cu părți web predefinite și opțiuni din liste, biblioteci, repositories de tip de drag & drop.

  • Marcați-l și faceți-l conform cu ghidul dvs. de stil.

  • Adăugați conținutul dvs. editându-l liniar, copiindu-l din Word sau din alte părți, conectându-l.

  • Publicați și implementați de câte ori este nevoie cu un clic.

  • Asociați site-ul cu proprietarii de conținut direct din directorul dvs. corporativ.

  • Scalați-l cu noi site-uri și pagini de site-uri.

  • Impuneți navigarea între site-uri cu linkuri.

V-ați creat intranetul, dar cerințele dvs. tehnice au crescut în complexitate? Trebuie să ștergeți totul și să începeți din nou? Deloc! Odată ce aveți la dispoziție un intranet bazat pe Microsoft, puteți construi mai multă structură și complexitate personalizată chiar în cadrul acestuia, nu în locul acestuia. Cum? Microsoft oferă dezvoltatorilor dvs. o serie de standarde și cadre cu care să lucreze: Office UI Fabrics, Framework (SPFx), PnP Starter Kit.

3. Păstrați-vă conținutul centralizat și sigur.

Site-urile SharePoint sunt spații de lucru virtuale în care conținutul este:

  • Adus în siguranță.

Populați site-ul dvs. cu conținut din spațiile dvs. corporative sau One Drive pentru a impune o singură sursă.

  • Stocat în siguranță.

Conținutul site-ului nu poate fi accesat de nimeni din afara organizației dvs., cu excepția cazului în care vi se acordă permisiuni explicite.

  • Partajat în siguranță.

Paginile de intranet sunt create pentru personalul intern. Păstrați anumite active ale site-ului private cu permisiuni specifice.

 

4. Construiți-vă site-ul cu un scop în minte, învățați din analizele sale și adaptați-vă pe această bază.

Site-urile SharePoint sunt întotdeauna create având publicul țintă în minte. 

  • Creați un site de comunicare pentru a prezenta și a partaja informații unidirecționale.

  • Creați un site de echipă pentru a facilita interacțiunea cu un grup 365 corespunzător unui canal Teams în care notele, documentele, sarcinile, calendarul sunt partajate și unde colaborarea este esențială.

În calitate de creatori de site-uri, verificați analiza încorporată a site-ului (utilizatori unici, vizualizări de pagină, cele mai vizualizate articole) și adaptați-vă conținutul cu înaltă vizibilitate. 

5. Automatizați procesele și evitați verificările offline. 

Automatizarea proceselor înseamnă că nu mai trebuie să vă întrebați dacă informațiile pe care le citiți nu sunt fiabile (pentru că nu sunt cele mai recente), dacă informațiile pe care le gestionați sunt predispuse la redundanță (din cauza sutelor de copii sau versiuni locale), dacă utilizați un punct unic de informații de referință (în loc de duplicate).

 

Iată câteva niveluri de automatizare disponibile: 

  • Setați notificări și alerte să fie declanșat atunci când conținutul este adăugat sau actualizat, când un pas al fluxului de lucru are nevoie de atenția dvs., când este pregătit un nou agregat de știri și linkuri. 

  • Configurați fluxurile de lucru pentru a automatiza procesele și a menține persoanele relevante în buclă fără ele sau nu părăsiți vreodată intranetul. Conținutul care face obiectul unui flux de lucru este păstrat in situ tot timpul, nu este niciodată copiat-lipit, nu este niciodată descărcat și atașat la un e-mail, ci mai degrabă simplu partajat. Părților interesate li se trimit e-mailuri automate, iar informațiile lor sunt colectate prin răspunsuri rapide încorporate în e-mail. Pentru a concilia latența și colaborarea, puteți utiliza:

  • Publicarea fluxurilor de lucru spre aprobare pentru versiuni de conținut strict controlate

  • Aprobarea fluxurilor de lucru pentru procesele de luare a deciziilor care necesită acordul pe niveluri

  • Fluxuri de lucru în trei stări pentru monitorizarea stării unui activ, a unei sarcini sau a unui proiect pe o perioadă de timp

  • Colectați fluxuri de lucru pentru semnături pentru a accelera semnarea documentelor importante (formulare Word, Excel, InfoPath)

  • Colectați fluxuri de lucru de feedback pentru revizuire centralizată

Aveți nevoie de automatizări mai avansate? Solicitați personalului tehnic să lucreze la un organizator de conținut, un motor care distribuie documentele pe care le încărcați într-un depozit masiv la locul lor de drept sau între site-uri.

6. Adaptați-vă la orice dispozitiv.

Intranet-ul dvs., care conține site-uri, echipe conectate, hub-uri de documente, partajare în colaborare, este biroul dvs. digital care poate fi accesat oriunde, oricând, de pe orice dispozitiv. Când vă creați intranetul cu SharePoint, creați site-uri receptive fără să faceți vreun efort conștient.

Accesați materiale de pe telefon sau tabletă pentru a fi la curent cu ultimele evoluții, verificați lucrurile rapid, previzualizați fișierele, aprobați un proces, apăsați un buton de publicare. Accesați activele de pe laptop sau desktop pentru a efectua sarcini mai dificile, analiza și pregăti rapoarte.

Echilibrați volumul de lucru pe dispozitiv în timp ce vă deplasați, lucrați de acasă sau de la birou.

7. Oferiți drepturi pentru organizarea și partajarea informației.

Microsoft Office este o suită populară de produse care permite utilizatorilor să creeze și să interacționeze cu o formă de conținut, făcând caracteristicile și capacitățile sale de editare cunoscute. 

Întrucât editarea conținutului creatorilor de site-uri SharePoint este relațională, deoarece este atât de similară cu regulile de bază ale editării Office, făcând întreaga experiență lină, relațională, repetabilă. Oferiți altor persoane din organizația dvs. să folosească ceea ce ați creat și să devină autori de site-uri în mai puțin de o zi, deoarece principiile de bază sunt deja foarte familiare.

În calitate de consumatori de site-uri SharePoint, creați feed-uri personalizate, cele mai populare liste, consultați sau colaborați la conținut, navigați pe site prin linkuri. Personalizați-vă experiența pentru a cunoaște mai repede, pentru a distribui mai ușor, pentru a contribui mai bine.

 

Pe scurt: cu Microsoft SharePoint, intranet-ul tău va funcționa pentru tine și împreună cu tine, nu împotriva ta.

SharePoint, OneDrive și Teams vă oferă un mod conectat de a gestiona un intranet fiabil în viitor prin care:

  • Conținutul este întotdeauna corect, deoarece accesați întotdeauna cea mai recentă versiune.

  • Cunoștințele pot fi întotdeauna extinse, clasificate și partajate cu publicul vizat.

  • Colaborarea în echipă se face într-un singur loc (un grup 365, un canal de comunicare, un set comun de documente, un calendar și o funcție de întâlnire).

  • Activele de comunicare sunt centralizate și pot fi accesate de pe orice dispozitiv în orice moment.

  • Securitatea este încorporată și bazată pe permisiuni.

  • Editarea intranet este simplă și la fel de facilă ca editarea clasică în Word, dar vă permite să acționați prin drag & drop, să rearanjați și să încărcați componentele dorite.

  • Actualizările Intranet sunt implementate cu un singur clic.

Sursa: www.alight.ro 

Horia Nes

Numele meu este Horia Neș sunt pasionat de digitalizare,  citesc constant despre proiecte noi si ofer consultanță pe partea de vânzari de solutii software.

0 Commentarii

Lasă un comentariu

Urmărește-ne