Companiile își doresc decontarea cheltuielilor de deplasare cu ușurință, pentru a petrece cât mai puțin timp pentru această activitate. Această nevoie a început să fie din nou accentuată, odată cu reîntoarcerea oamenilor la birou și desfășurarea activităților de business și în format fizic. În ultimul timp, întâlnirile dintre partenerii de afaceri, dar și evenimentele dedicate mediului profesional s-au reluat. Prin urmare, unele organizații se pot confrunta cu un număr mare de procesări ale documentelor din delegații, care le îngreunează activitatea administrativă.

Decontarea cheltuielilor de deplasare, simplificată cu un soft intuitiv

Cu o soluție software dedicată, te asiguri că ai o imagine de ansamblu asupra cheltuielilor de călătorie ale angajaților, toate documentele fiind centralizate într-un singur loc, unde pot fi vizualizate rapid. Având la dispoziție anumite instrumente digitale, călătoriile de afaceri devin mult mai ușor de administrat, iar decontarea cheltuielilor de deplasare se realizează mai ușor.

Chiar dacă într-un an delegațiile din cadrul companiei tale prezintă o anumită regularitate, gestionarea cheltuielilor aferente poate fi o activitate obositoare. De aceea, pentru a simplifica întregul proces, inclusiv decontarea cheltuielilor de deplasare, o soluție digitală dedicată poate fi folositoare.

Ce să iei în considerare când alegi softul pentru delegații?

Atunci când dorești să utilizezi o soluție digitală pentru gestionarea cheltuielilor din delegații, este important să știi de ce caracteristici ai nevoie. Ia în considerare un soft resurse umane complex, care să-ți permită o administrare personal eficientă și prin care să efectuezi decontarea cheltuielilor de deplasare. O caracteristică importantă a unui soft pentru membrii companiei este ușurința în utilizare.

Trebuie să te asiguri că toți angajații pot folosi platforma, pentru a-și înregistra într-un mod intuitiv documentele din cadrul delegațiilor. Prin urmare, un proces cât mai simplu posibil va reduce posibilitatea de apariție a unor erori. De asemenea, dacă dorești să stabilești un plafon de cheltuială pentru angajații care pleacă în delegație, este esențial să iei în considerare această funcție la alegerea programului.

Totodată, ai nevoie de o soluție configurabilă, stabilă, care să îți răspundă cu succes la nevoile din zona administrativă. Nu în ultimul rând, un serviciu de suport profesional al softului, care să îți vină în ajutor cu promptitudine atunci când ai anumite solicitări, îți va eficientiza activitatea pe termen lung. Având la îndemână toate aceste beneficii, vei realiza ușor decontarea cheltuielilor de deplasare.

Oferă angajaților autonomie

Prin intermediul funcționalității True Delegații și Deconturi din True HR, ei își pot completa singuri ordinul de deplasare și decontul de cheltuieli, fără să se adreseze departamentului de resurse umane. Procedând astfel, durata întregii operațiuni, în care este inclusă și decontarea cheltuielilor de deplasare, se reduce semnificativ. Un angajat poate solicita în avans decontarea cheltuielilor de deplasare care includ diverse costuri: cazare, diurnă, transport sau alte cheltuieli. În funcție de țara de destinație, calculul diurnelor se realizează automat în mod diferențiat cu ajutorul softului.

Optimizarea fluxului de aprobare

Pentru a avea metode eficiente de lucru, ai nevoie de o soluție care include fluxuri de aprobare a cheltuielilor din delegații. Soluția din portofoliul UCMS by AROBS ajută la decontarea cheltuielilor de deplasare cu rapiditate, dar și la generarea unor rapoarte utile privind deplasările efectuate. Aprobarea facilă a deconturilor dintr-un soft intuitiv simplifică procesele complexe asociate delegațiilor, fiind o opțiune necesară în companiile care pun accent pe eficiență și productivitate.

Evidența documentelor de călătorie în format electronic

Organizarea optimă a documentelor asociate delegațiilor simplifică activitatea financiar-contabilă, asigurând un flux optim de lucru. Soluțiile digitale de gestionare a documentelor de călătorie ajută la centralizarea acestora și simplifică decontarea cheltuielilor de deplasare. Cu un proces corect de gestionare a cheltuielilor, îți poți reduce costurile delegațiilor. O soluție cuprinzătoare de administrare a delegațiilor ajută atât managementul, cât și angajații să aibă o evidență clară a documentelor de călătorie pe o platformă online.

Cu o aplicație HR complexă îți eficientizezi comunicarea internă

Software-ul de gestionare a delegațiilor și deconturilor este un sistem care te ajută să administrezi ușor și să urmărești toate cheltuielile aferente unei delegații. Programul permite crearea unor rapoarte ample și simplifică decontarea cheltuielilor de deplasare, fiind o necesitate pentru companiile în care angajații călătoresc des în interes de serviciu.

Organizațiile din diferite domenii de activitate pot avea beneficii semnificative de pe urma utilizării unui software pentru decontarea cheltuielilor de deplasare. O astfel de aplicație este esențială pentru a te asigura că ai o imagine de ansamblu cuprinzătoare asupra sumelor cheltuite și a documentelor justificative, fără să fie mai nevoie de procese îndelungate, care implică multă birocrație.

Descoperă funcționalitatea True Delegații și Deconturi

Îți dorești o astfel de soluție software, care să îți eficientizeze decontarea cheltuielilor de deplasare și centralizarea documentelor din delegații? Află mai multe despre True Delegații și Deconturi, funcționalitatea inclusă în aplicația de resurse umane True HR.

True Delegații și Deconturi este un modul care ajută la eficientizarea gestiunii de delegații și deconturi de cheltuieli pentru angajați. Soluția permite administrarea documentelor necesare unor deconturi,  pentru o organizare optimă a costurilor delegațiilor.

Cu True Delegații și Deconturi ai parte de transparență în legătură cu cheltuielile efectuate în delegații și le poți gestiona mult mai ușor. 

Sursă: https://ucmsbyarobs.ro/decontarea-cheltuielilor