Paginile de intranet sunt un element esențial al companiilor care doresc să stimuleze implicarea angajaților și să-și ajute echipele să lucreze mai bine împreună.

Sau cel puțin obișnuiau să fie ...?

Odată cu apariția unor platforme precum Google Drive, Slack, Dropbox și alte servicii bazate pe cloud, este ușor să ne gândim că un intranet nu mai este o necesitate.

Și, în unele cazuri, ai putea avea dreptate.

Dar asta nu înseamnă că paginile de intranet sunt depășite.

Dimpotrivă, puteți obține încă o mulțime de lucruri utile din intranet iar câteva beneficii clare sunt:

• Angajament mai ridicat al angajaților
• Colaborare mai bună
• Structură clară pentru munca ta

Și o mulțime de alte avantaje.

Dar deja ne-a luat valul, așa că să începem cu începutul.

Ce este un Intranet?

Potrivit Oxford Dictionary, un Intranet este „o rețea de comunicații locală sau restricționată, în special o rețea privată creată utilizând software-ul World Wide Web”.

Practic, un intranet este un internet privat la care doar dvs. și angajații dvs. aveți acces.

Și poate fi util să stocați date, să colaborați la anumite documente, să aveți o locație sigură pentru toate fișierele dvs. și să creșteți cultura companiei și implicarea angajaților.

Dar nu este atât de simplu.

Puteți fi copleșiți de toate opțiunile pe care le aveți, iar procesul de configurare nu este același lucru cu subscrierea la o suită Google.

Așadar, haideți să analizăm procesul, începând cu motivul pentru care puteți să scoateți încă lucruri utile din Intranet în 2021.

De ce ar trebui să aveți un Intranet

Înainte de a începe să vorbim despre beneficii, trebuie să eliminăm ceva.

Nu poți doar să configurezi un intranet și să te aștepți ca angajații tăi să fie extaziați.

În primul rând, este important ca intranetul să fie bine conceput.

Concurați cu platforme care cheltuiesc mult timp și bani pentru a arăta bine, pe lângă faptul că funcționează fără cusur.

Trebuie să vă faceți intranetul atractiv.

În plus, trebuie să vă gândiți la modul în care stimulați utilizarea acestuia.

Am lucrat în companii care aveau un intranet impecabil, numai bun pentru utilizare. Dar cu combo-ul Gdrive și Slack, nu am simțit că trebuie să-l folosesc atât de des.

Vrei să eviți asta?

Pentru că paginile de intranet vă pot ajuta, dar atât timp cât aveți procese care încurajeze angajații să le folosească.

Și ar trebui să fii un exemplu în acest sens.

Urcă la bord, impuneți utilizarea intranetului pentru sarcini specifice și, încet, vă veți aduce și echipa la bord.

Dacă ai acoperit asta, haideți să vorbim despre beneficii.

# 1 Ușurarea procesului de Onboarding

Știm cu toții că onboarding-ul poate dura ceva timp.

Mai ales dacă angajați oameni cu experiență limitată sau deloc în câmpul muncii.

Trebuie să îi puneți la curent cu procedurile, clienții, cultura și trebuie să delegați sarcini pe care știți că le vor realiza.

Intranetul nu este o baghetă magică.

Nu va rezolva toate problemele.

Dar dacă vă asigurați că acesta conține:

• Documente clare
• Prezentări ale angajaților dvs.
• Organigrame
• Centru de știri
• Prezentări despre companie

Ești cu un pas mai aproape de a-i ajuta pe noii tăi angajați să-i înțeleagă utilitatea.

Chiar dacă există încă o luptă.

Este mai bine să aveți proceduri clare într-un singur loc, mai degrabă decât să pierdeți timp cu discuții 1-la-1, lucru care poate fi evitat.

# 2 Ajută angajații să rezolve probleme

Iar acesta este un mare avantaj.

La urma urmei, procedurile și informațiile ajută numai atunci când sunt folosite adecvat.

Așadar, nu puteți doar să copiați și să lipiți e-mailuri în documente pe intranet.

Trebuie să acordați o atenție sporită în crearea procedurilor, clasificarea fișierelor și claritatea platformei.

Însă, dacă veți depune efortul, angajații dvs. vor putea rezolva mai bine problemele datorită câtorva beneficii clare.

În felul acesta intranetul va acționa ca un punct central de informații pentru compania dvs. Partajarea de date, documente și chiar discuții privind aspecte administrative, planificarea pașilor următori - toate ajută la construirea unei comunități și la găsirea soluțiilor mai rapid.

Și comunicarea este esențială pentru asta.

Un intranet vă va ajuta să țineți evidența a tot ceea ce discută angajații dvs. sau planifică și să găsiți rapid informațiile.

Iar o comunicare internă îmbunătățită nu este de dorit doar pentru creșterea angajamentului angajaților. De asemenea, îi ajută pe toți să rămână pe drumul cel bun și să tragă concluzii mai repede.

În plus, managementul cunoștiințelor este îmbunătățit printr-un intranet bine structurat. Proceduri, documente de bază care trebuie să fie dezvoltate și împărtășite tuturor - toate au un loc aici.

Astfel, puteți utiliza mai bine cunoștiințele dvs. din industrie și avantajele competitive.

Toate acestea se reunesc pentru a crea instrumentul perfect de rezolvare a problemelor

# 3 Claritate organizațională

Este adevărat, puteți obține claritate organizațională și fără un intranet.

Într-adevăr este vorba despre oameni.

Până la urmă, dacă vă faceți treaba bine, un fișier Excel ar putea fi suficient.

Este vorba despre asumarea responsabilității angajaților dvs. Și dacă conducerea nu este capabilă să facă asta, un intranet nu va fi suficient pentru a vă salva.

Dar atâta timp cât angajați oamenii potriviți, un intranet vă poate ajuta, mai ales dacă compania dvs. are mulți membri în echipă.

Prezentări individuale pe profiluri ale angajaților, reguli și valori organizaționale, diagrame privind forma companiei dvs., toate acestea adaugă plus valoare pentru noii veniți și claritate pentru toată lumea.

Oricât de mult ne place munca creativă, structura este importantă pentru succes.

# 4 Îmbunătățește comunicarea internă

Și nu este vorba doar de indivizi.

Echipele și departamentele pot colabora cu adevărat atunci când aveți totul într-un singur loc, mai ales dacă conduceți o echipă la distanță.

Conducerea poate fi la curent cu tot ceea ce se întâmplă printr-un tablou de bord.

Toată lumea poate împărtăși cunoștiințe și informații valoroase, totodată rămânând în contact cu cele mai noi dezvoltări interne.

Dar nu este vorba doar de chat.

Puteți chiar să faceți un pas mai departe și să integrați fluxurile de activitate în intranet. În acest fel, valorificați puterea rețelelor sociale și o utilizați pentru a satisface mai bine nevoile angajaților dvs.

Am implementat această funcție pentru unul dintre clienții noștri și este uimitor cât de bine se potrivește obiectivului general de îmbunătățire a comunicării interne.

Nu mai este doar o interfață Slack.

Este o platformă cu fler.

Și toată lumea simte că vocea lor este auzită.

Oferiți angajaților dvs. o platformă.

Dacă tot veni vorba...

# 5 Cultura companiei și implicarea angajaților

Toți cei cu care lucrezi vor să se simtă importanți, să fie recunoscuți și recompensați pentru munca lor grea și să simtă că fac parte din ceva mai mare decât ei înșiși.

Recunoașterea joacă un rol important în asta și stimulează angajamentul angajaților. Cu un chat live și un loc pentru toată lumea, este ușor să puneți în mișcare acest lucru.(din nou, atâta timp cât angajezi oamenii potriviți)

Dar nu este vorba doar de a le arăta angajaților că pot realiza mai mult.

Este vorba și despre crearea unei comunități.

Un intranet care prezintă valorile și cultura companiei dvs. este exact ceea ce aveți nevoie pentru a construi fundația pentru un loc de muncă satisfăcător.

Angajații implicați lucrează mai mult, mai bine, nu vă folosesc internetul pentru a căuta alte locuri de muncă și sunt mai fericiți în cele din urmă.

Cultura companiei și comunicarea simplificată ajută la acest lucru.

Din nou, nu va fi suficient doar atât.

Încă ai nevoie de oamenii potriviți, de proiecte interesante și de clienți care plătesc bine.

Dar este un început bun.

Sună bine?

Să vedem cum configurați un intranet.

Configurarea unui Intranet

Înainte de a intra în miezul problemei, să vorbim despre cine ar trebui să facă acest lucru.

Dacă aveți o „persoană tehnică” versată în rețele, tehnologie cloud și servere, este posibil să o puteți rezolva intern.

Noi vă vom oferi detaliile.

Cu toate acestea, în majoritatea cazurilor, ar fi mai bine să contractați un partener cu experiență în crearea de intranet.

Acum că am stabilit asta ...

Fiți gata să vă mutați datele în cloud.

Intranet-urile erau susținute de servere, iar asta a funcționat foarte bine înainte.

Cu toate acestea, tehnologia cloud este viitorul. Soluțiile cum ar fi Microsoft 365 cu SharePoint Online, Power Automate, Stream (dacă suntem sinceri aici - întregul pachet Microsoft 365) este construit pentru a suporta un intranet complet.

Cuplați acest lucru cu instrumente terțe și implementări personalizate, cum ar fi fluxul de activitate pe care l-am menționat anterior și sunteți pe cale să profitați de avantajele unui intranet.

Ca să nu mai vorbim: mutarea în cloud înseamnă că intranetul dvs. este accesibil de la distanță.

Cu toate acestea, unii oameni doresc ca datele lor sensibile să fie aproape.

Nu mai recomandăm să folosiți un server, dar dacă doriți totul în curtea dvs., puteți alege un server.

El are două componente, hardware și software. Hardware-ul va depinde de dimensiunea intranetului dorit, atât din punct de vedere al utilizatorilor, cât și al conținutului.

Recomandarea noastră este un server puternic. Chiar dacă doriți doar comunicare text la început, ar trebui să lăsați încă loc pentru videoclipuri și alte conținuturi multimedia.

Dacă hardware-ul este mașina intranetului dvs., software-ul este șoferul.

Cel mai popular software de server web este Microsoft Internet Information Server.

Și ești norocos, pentru că te rezolva el.

Dacă aveți pe cineva care se ocupă de aceasta pe plan intern, veți găsi toate informațiile de care aveți nevoie dacă faceți clic pe linkul de mai sus.

Dar Microsoft IIS nu este singura dvs. alegere. Instrumente precum Hiverbite sau Apache pot fi o alternativă bună.

Și au propriile lor argumente pro și contra.

Dar cu aproape un deceniu de experiență în crearea unei varietăți de proiecte IT diferite, avem încredere în soluțiile Microsoft.

Deci este o alegere bună.

Odată ce ai rezolvat partea aceasta, asigură-te că ai o rețea LAN funcțională dacă alegi să folosești un server clasic.

Acesta este singurul mod în care angajații dvs. pot accesa intranetul.

Dar vrem să subliniem din nou acest lucru: cloud-ul este viitorul.

Și este la fel de sigur, deci recomandăm opțiunea respectivă.

În cele din urmă, organizați o întâlnire a echipei și puneți-i pe toți la curent cu noua dvs. tehnologie.

La final

Configurarea unui intranet nu este o decizie simplă.

Trebuie să vedeți dacă este alegerea potrivită pentru dvs. Unele companii nu au dimensiunea și cunoștințele interne pentru a justifica o astfel de investiție.

Dar dacă vă regăsiți în următoarele puncte:

• Încercați în a aduce claritate în munca dvs.
• Vă gândiți la noi modalități de a crește gradul de implicare al angajaților
• Săpați din greu după informații pierdute printre discuții în e-mail-uri

Sau doar aveți nevoie de un hub central pentru a vă alinia compania ...

Un intranet este o alegere bună.

Acum mingea este în terenul dvs.

Aveți deja configurat un intranet?

Dacă nu, vă gândiți să configurați unul?

Spuneți-ne în comentarii!

520 persoane au citit acest articol.