Am stat de vorbă cu Dl. Bota Sabin, Directorul General Administrativ al Universității de Medicină și Farmacie Târgu Mureș, în 2018 după implementarea sistemului Process Player de la compania ARXIA SRL din Cluj-Napoca.

PP: Având în vedere atribuțiile ce vă revin în calitate de Director General Administrativ, care sunt provocările cu care vă confruntați? 

BS: Structura administrativă a Universității este uneori percepută, din cauze subiective sau obiective ca fiind o structură birocratică. Rolul serviciilor administrative este acela de suport al activității Universității și misiunea lor este aceea de a găsi soluții legale și eficiente pentru ca Universitatea să funcționeze. În acest sens am urmărit implementarea unui sistem eficient de alocare a resurselor, care să sprijine domeniile de interes strategic pentru Universitate. 

PP: Birocrația este deseori asociată cu ineficiența. 

BS: Birocrația în exces, da, este ineficientă. De aceea, la nivelul managementului UMF, am urmărit permanent eliminarea oricăror măsuri birocratice inutile și poziționarea corectă a acestor servicii în raport cu necesitățile cadrelor didactice și a studenților. 

PP: Un capitol important al activității dumneavoastră este cel legat de gestionarea activităților de achiziții publice. 

BS: Într-adevăr, este un aspect primordial. 

PP: Cum gestionați capitolul acesta? 

BS: În scopul gestionării eficiente a proceselor de achiziții utilizăm un sistem informatic specializat, ProcessPlayerAchizitii. Sistemul nu acoperă doar activitatea Serviciului Aprovizionare — Achiziții publice, ci în primul rând este dedicat celui care întocmește referatul de necesitate. Pornim de acolo. De la documentarea celui care are o nevoie, pentru că de la referat pornește totul. Dacă am un referat întocmit corect, am și o achiziție care decurge corect. Dacă referatul este greșit, acesta se întoarce de 5 ori, se plimbă între solicitantul de la nivelul compartimentului și biroul de achiziții. Asta înseamnă hârtie aruncată, stres, documente plimbate între departamente. Dacă referatul există online, acesta trece pe la toată lumea — ordonator de credite, contabilitate, biroul de achiziții, în funcție de structura instituției. Vă dau un exemplu: avem o reabilitare de clădire, referatul trece pe la Controlul Financiar Preventiv — Avem resurse financiare? Nu avem? Se poate realiza? 

Luăm ceva foarte banal — cineva vrea un pix. OK.

Ai făcut un referat. Ți-e respins. De ce? Când ai întocmit referatul ai specificat ce fel de pix dorești: metalic, de plastic, verde, albastru? La majoritatea instituțiilor, cel de la biroul de achiziții cumpără probabil ce consideră, dar solicitantul poate avea obiecții: nu voiam pix de tipul ăsta și așa apar neînțelegerile. 

PP: Deci sistemul acoperă toate activitățile de achiziție, inclusiv partea de solicitări. 

BS: Exact. Este foarte important să ai acces instant la toate informațiile și să nu plimbi hârtii din stânga în dreapta. Să existe o trasabilitate a acțiunilor începând cu referatul de necesitate și terminând cu achiziția efectivă. Astfel, prin intermediul sistemului am acces la orice fel de informație legată de referatele de necesitate, când și cum au fost aprobate sau respinse, care este forma lor finală, unde se regăsesc în Planul Anual al Achizițiilor Publice, de la ce furnizor s-a făcut achiziția, când a fost livrată parțial sau total… și acestea sunt valabile de la un pix, pană la lucrări de construcții, reabilitări, achiziții de echipamente etc. 

PP: Referatele se întocmesc și în formă clasică? 

BS: Nu, sistemul le generează automat. Dar acest fapt asigură o și mai mare sigurantă, în sensul în care eu primesc mapa cu referate știind exact conținutul. Acestea au parcurs înainte fluxul de aprobare — avizare. Știu sigur că acolo am variantă finală. Înainte primeam același document de 7 ori în medie, ba diferență de 10 bani, ba că nu a completat corect formularul. Gândiți-vă ce înseamnă să faci astăzi un referat de necesitate cu pixul. Dacă nu au obligativitatea de a-l face online, lucrează de 3 ori. Îl scrii, ajunge la achiziții, se pierde timp ca informația respectivă să fie introdusă într-un sistem — excel, după aceea începe plimbarea, du-l la semnat, ceva nu e ok, se întoarce, se corectează, este rătăcit prin mapa cuiva, a omis să pună o virgulă, un punct, încep discuțiile… nici nu are rost. Este foarte important ca hârtiile care îți vin la semnat să fie corect întocmite. Eu primesc sute de documente zilnic la semnat. Cineva întocmește un referat prin care solicită un laptop de 4000 euro dintr-o eroare la completarea referatului. Îl semnez poate, fiind al 74-lea document din mapă. Cel de la achiziții probabil face ochii mari, dar îl achiziționează. Mă trezesc peste o săptămână cu el în brațe și nu am ce să fac. Astfel de situații trebuie excluse. 

PP: Pe dumneavoastră, ca director administrativ, cu ce vă ajută acest sistem? 

BS: Există mai multe abordări aici. Dacă nu te interesează, nu vei avea niciodată nevoie de un astfel de sistem. Nu e pentru orice instituție. Imaginați-vă că începând cu anul 2015 am avut anual control de la Curtea de Conturi. Nu a existat un document, o plată,o ordonanțare care să nu aibă justificări și documente în spate. Toate raportările care ne-au fost solicitate, având acces la toate bazele de date care au rezultat că urmare a derulării activității, le-am livrat fără probleme. 

În decursul unui an există un volum foarte mare de informații procesate pe partea de achiziții. Mii de referate, zeci de mii de repere, mii de poziții în Plan. Eu, ca Director, trebuie să gestionez și să am acces la toate aceste informații, pe baza cărora iau decizii. De exemplu, vine Curtea de Conturi, îmi cere o situație pe un cod CPV. Eu trebuie să iau un funcționar, să-i explic ce vreau, și începe distracția… Omul pierde trei zile cu căutări în excel-uri, prin arhive, verifică sute de documente, cară bibliorafturi, când în mod normal acel raport poate fi obținut din două click-uri. Și în prima variantă abordată, nici nu ești sigur că informația este cea corectă. În plus, în acel timp, angajatul respectiv putea întocmi un caiet de sarcini sau o documentație de atribuire. 

PP: Care este impactul asupra instituției? 

BS: Impactul este uriaș din punct de vedere al eficienței derulării activității pe toate planurile. Ca director, trebuie să dispui de instrumente care să te ajute în luarea deciziilor în cunoștință de cauză.

Sursă: https://medium.com/@ProcessPlayer/gestiunea-proceselor-de-achizitie-o-necesitate-operationala-sprijinita-de-sistemul-expert-5bfb8f8808b0