DocuWare: despre forța de lucru mobilă

Acest studiu a fost publicat în timpul pandemiei COVID-19, dar ideile vor rămâne utile pentru organizații în planificarea pe termen lung a echipelor care vor lucra de la distanță.

DocuWare a chestionat recent 534 de proprietari de afaceri și manageri, despre modul în care angajații au lucrat de la distanță în timpul pandemiei coronavirusului. Aproximativ 29% au observat că doar unii angajați lucrează de acasă, iar 30% au spus că toți angajații lucrează de acasă.

 

Ce este forța de muncă mobilă?

Forța de muncă mobilă este o echipă, care nu trebuie să fie neapărat într-o locație, la birou pentru a face treaba. În schimb, echipa este conectată digital, iar pentru procesele de muncă utilizează dispozitivele mobile, aplicațiile și alte tehnologii pentru a asigura colaborarea și un flux de lucru de succes.

„Forță de muncă mobilă” versus „lucrul ocazional de acasă”

O forță de muncă mobilă bine echipată și pregătită nu este egală cu oamenii care pot lucra ocazional de acasă.

Pre-COVID-19: măsurile de lucru de la domiciliu pentru multe companii au însemnat fie accesul la e-mail și VPN la unități partajate sau lucrătorii care ar fi putut să-și ducă laptopurile de la serviciu acasă pentru a petrece o zi pregătind apelurile clienților de la biroul lor de acasă. Dar politicile de la domiciliu nu erau adesea standardizate, iar companiile nu investiseră în instrumentele de eficientizare a fluxului de lucru distribuit la distanță.

Cu alte cuvinte, nu toate sarcinile ar putea fi îndeplinite dacă o persoană ar fi ieșită din birou. Pandemia de coronavirus a dezvăluit că multe companii nu erau pregătite pentru modul de lucru cu adevărat mobil.

Lăsând deoparte companii precum restaurantele care necesită forță de muncă la fața locului, 45% dintre organizațiile care au reușit să transfere unii sau toți angajații către munca la distanță au declarat că, în cel mai bun caz, sunt doar parțial pregătiți sau, în cel mai rău caz, nu sunt deloc pregătiți.

Perspectivă critică: Au fost companiile pregătite să desfășoare forțe de muncă mobile în timpul crizei COVID-19?

Înainte de pandemie, puțin sub 50% dintre companii investiseră în digitalizarea instrumentelor de creare și colaborare a documentelor, care sunt cerințe tehnice critice în gestionarea forței de muncă mobile. Organizațiile erau și mai puțin pregătite în alte domenii.

Aproximativ 1 din 5 companii nu au implementat nici o inițiativă de digitalizare a proceselor sau de creare a suportului pentru forța de muncă mobilă înainte de criza COVID-19.

 

2. Cele mai mari provocări ale forței de muncă mobile pentru companiile nepregătite

Fie că stabiliți o foaie de parcurs pe termen lung sau că încercați să vă sprijiniți forța de muncă mobilă printr-o lansare de urgență chiar acum, veți întâmpina probabil unele provocări.

Comunicarea este cea mai frecventă provocare, 48% dintre respondenți spunând că este o provocare să comunici cu alți angajați și să păstrezi contactul în mod eficient cu toată lumea.

Cele mai importante procese care trebuie să funcționeze indiferent dacă sunt sau nu la distanță

Înainte de pandemia de coronavirus, multe companii au trecut cu vederea investiția în soluții IT pentru forța de muncă mobilă, deoarece nu credeau că procesele critice ar putea rula prin modele la distanță. Criza COVID-19 a provocat toate companiile pe acest segment.

DocuWare a întrebat companiile care procese au fost cele mai critice pentru a sprijini producția eficientă și gestionarea afacerii.

Nu este surprinzător faptul că persoanele și finanțele se află în fruntea listei, peste 40% dintre companii spunând că asigurarea salariului în timp util, gestionarea funcțiilor de resurse umane și gestionarea sarcinilor contabile precum facturarea și încasările au fost cele mai importante.

 

  1. Aproape 40% au declarat că plățile în conturi, procesele legale și gestionarea contractelor au fost cele mai importante.
  2. Aproape o treime dintre respondenți au remarcat că este cel mai important să permită echipelor de vânzări să continue activitatea neîntreruptă.
  3. Aproximativ 1 din 5 companii au considerat că integrarea noilor angajați a fost cea mai critică, chiar și în timpul șederii la domiciliu al crizei COVID-19.

 

Perspectivă critică: „Și dacă te-ai putea întoarce în timp?”

Retrospectiva este 20/20. Acest lucru nu a fost niciodată mai evident pentru întreprinderi decât în ​​timpul pandemiei din 2020.

DocuWare a întrebat respondenții la sondaj: „Dacă ați putea să vă întoarceți în timp înainte de pandemia de coronavirus, ce procese sau inițiative de digitalizare ați implementa pentru a vă pregăti mai bine pentru o forță de muncă la distanță?” Iată câteva sfaturi extrase direct din reflecțiile liderilor de afaceri care se ocupă de integrarea mobilă a forței de muncă în timpul COVID-19:

Implementați o forță de muncă mobilă parțială sau totală pentru a vă obișnui cu modelele distribuite. Aceasta include furnizarea de instruire cu privire la soluțiile mobile și instrumentele de colaborare și echiparea lucrătorilor cu hardware-ul și software-ul de care au nevoie pentru a comunica și a finaliza sarcinile. Respondenții au spus că ar fi făcut ca membrii echipei să lucreze periodic de acasă pentru a se asigura că toată lumea este obișnuită cu procesele și mediul înconjurător.

Profitați de soluțiile de stocare în cloud și software. Mulți oameni au spus în retrospectivă că majoritatea - dacă nu toate - procesele ar fi trebuit să fie bazate pe cloud pentru a permite o lansare mai simplă a lucrărilor la distanță.

Construiți cultura atât digital cât și personal. Probabil ați auzit multe despre întâlnirile Zoom în timpul crizei COVID-19, dar acesta este doar un instrument de colaborare. Mulți respondenți au spus că ar fi investit mai mulți bani și timp în utilizarea instrumentelor de colaborare în timp real, astfel încât angajații să se poată simți conectați în ciuda distanței geografice.

Trebuie să aveți la dispoziție un plan de urgență sau dezastru. Respondenții au menționat că pur și simplu nu erau pregătiți pentru o situație de urgență, așa cum credeau. Revizuirea planului de intervenție în caz de dezastru și asigurarea faptului că este actual, practic și practicabil este un amănunt cheie pentru mulți.

 

Ai nevoie de mai multe detalii despre metodele de lucru digitale? 

Cere o ofertă aici!

Horia Nes

Numele meu este Horia Neș sunt pasionat de digitalizare,  citesc constant despre proiecte noi si ofer consultanță pe partea de vânzari de solutii software.

0 Commentarii

Lasă un comentariu

Urmărește-ne